有不少朋友都在使用Outlook或者 Google日歷來進行日程安排，其實這兩種軟件我都長期使用過。Outlook是客戶端軟件，共享日歷的方式比較麻煩而且受一定條件限制，基本上我見到過的使用Outlook作為日程管理軟件的朋友都只在一臺電腦上使用， 但如果您擁有一部Windows Mobile手機，由于Outlook Mobile與Outlook之間的同步是非常容易的，因此情況會好一點兒。Google日歷是在線系統(tǒng)，雖然Google提供了離線功能以方便用戶在無法訪問互聯(lián)網(wǎng)的時候使用，但其優(yōu)勢還是一處數(shù)據(jù)，隨處訪問。Google日歷的一個亮點是提供短信提醒功能，也就是說到達某一個日程項的提醒時間時，Google會自動向用戶的手機發(fā)送一條提醒短信，這比較方便那些不能隨時使用電腦的朋友。但是無論是在電腦與手機之間同步日程表還是在電腦上事先設置好到時候由服務提供商向手機上發(fā)送提醒短信，這些都只能叫做事件提醒而不能叫做時間管理。

    日歷+鬧鐘

    無論是Outlook還是Google日歷，都是比較典型的事件提醒軟件，都沒有跳出“日歷+鬧鐘”的應用模式。用戶在頭一天晚上臨睡前或者當天早上起床后，先想想這一天里要做哪些事情，什么時候自己適合去做或者有可能去做，然后逐條添加到日歷上，再設置好提醒鬧鐘，以免忘掉。到了這一時刻的時候，鬧鐘就會響起，彈出一個對話框提醒用戶該做某件事情了。這種方式無可厚非，它也確實幫助我們避免一些因遺忘和疏忽而造成的失誤和損失。但是在我經(jīng)過很長一段時間的使用之后，我漸漸地發(fā)現(xiàn)這種方式已經(jīng)落后了。

    假如用戶的工作和生活中都是一些瑣碎的事情，沒有多少主次之分，每天只需要按部就班地完成這些事情就行的話，使用“日歷+鬧鐘”的方式基本上就足夠了。比如早上6點提醒起床，8點提醒去上班，中午12點提醒吃午飯，下午6點提醒下班，晚上10點半提醒睡覺或者是安排下個星期某一天給好友買生日禮物等等，諸如此類的事情沒有多少主次之分，也沒有必須花時間去安排先后順序，只需要按部就班地完成，別忘了哪件事就好。有很多事情都是每天在某個特定時刻都要去做的事情，這類事件完全可以設定為重復事件，每天定時提醒，以至于養(yǎng)成習慣以后也可以不需要外界提醒，人體的生物鐘自動會叫我們?nèi)プ鲞@件事情。

    雖然目前還有不少朋友在使用這樣的方式來安排自己每一天的日程，但我還是堅持認為，對于一個不斷追求進步，時刻想要充電和提升自己的都市上班族或者企業(yè)管理者來說，這樣的方式真的已經(jīng)落后了。如果您屬于這樣的人群中的一份子，而您又還在繼續(xù)沿用“日歷+鬧鐘”的模式，我奉勸您趁早考慮調(diào)整方式。

    為什么說“日歷+鬧鐘”的模式落后了呢？我在第一篇文章《時間管理――被忽視的理念！》中提到過，切忌總是與時間賽跑。咱們拿劉翔來打個比方，劉翔一般在什么時候跑得最快？比賽的時候。假如劉翔時時刻刻都要求自己跑得最快，那他早就累死了。與時間賽跑也是同樣的道理，假如您偶爾遇到航班即將起飛而您還在半路堵車的情況，這個時候與時間賽跑就變得尤為重要。偶爾與時間賽跑意味著大部分時間您的身心可以得到適當?shù)男菹⒑褪婢?，長時間與時間賽跑就容易造成身心的勞損，得不償失?！叭諝v+鬧鐘”的模式就容易帶人走入與時間賽跑的死循環(huán)。時間永遠在不斷地前進，而人卻不可能一直沿著一條事先預計的筆直的道路向前奔跑，路上總是會遇到或多或少的變化和影響而臨時改道或走了繞路。幾乎沒有人能夠確切地統(tǒng)計出一個正常人每一天腦子里會閃現(xiàn)出多少個想法，但可以肯定的是會非常多，而且絕大部分只是一時的念頭，過會兒就忘了，但是有實施沖動的念頭肯定也不少，再拋開那些做之前又打了退堂鼓的念頭，剩下的其實也不少，如果把這些想法都加進當天的日程表里，必然會把日程安排得滿滿當當。而且人類是群居動物，有很多事情其實是別人需要或者希望我們?nèi)プ龅模侔堰@些事情加進來，那日程表更是擠得不能再擠了。所以為什么現(xiàn)在很多人的口頭禪都變成了“哎，最近太忙，沒時間！”

    時間管理的重心

    由于太忙太累，于是我們想到了“時間管理”這個概念，寄希望于一種新的理念來讓我們擺脫工作的繁瑣和勞累，讓我們的生活變得輕松起來。那么我們首先來探討一下，“時間管理”的重心是什么。

    時間管理的重心不是時間。重心是時間的其實就是上面我說的“日歷+鬧鐘”的模式。咦，奇怪了，時間管理的重心不是時間那又會是什么呢？是事件的優(yōu)先級。我們先列舉一個示例，大家都知道招收飛行學員的考核標準非?？量?，淘汰率極高，空軍的暫且不說，民航飛行員難道真的需要那么高的身體素質(zhì)嗎？視力要求極高，但我卻常?？吹絿庥行╋w行員戴著近視或者老花眼鏡；身上不能有明顯疤痕，而一些飛行員動過闌尾手術之后照樣繼續(xù)執(zhí)飛。曾經(jīng)聽說一位身體素質(zhì)很出色的同學去報考民航飛行員最后還是被淘汰了，原因是左手臂比右手臂短0.5公分。我們知道，脊椎動物只是相對對稱的，是不可能絕對對稱的，雖然大部分人左右手臂都幾乎是一樣長的，但就算短0.5公分，難道右手能抓到方向桿左手就抓不到？招飛門檻緣何如此之高，這要從飛行員的培養(yǎng)機制說起。國內(nèi)的民航飛行員大多采取定量培養(yǎng)機制，一名飛行學員的四年大學本科學費總額高達70萬人民幣，然而學員自己支付的費用卻非常少，幾乎只能算作是零頭，那么大頭部分是誰幫他支付的呢？航空公司。航空公司每年會通知飛行學院自己需要培養(yǎng)多少名飛行員，飛行學院把各家航空公司的需求量匯總之后就是當年的招飛名額，一個都不能多，因為多出的這一個沒人幫他支付高昂的學費。由于名額極為有限，而太多年輕人向往飛上藍天、憧憬飛行員這份看上去很美的職業(yè)，因此想要擠進學院大門的人太多太多，不得已只好不斷地提高考核標準。我曾經(jīng)與一位機長聊過，他說其實招飛的身體檢查科目中90%都是沒有實際意義的，只為了多刷些人下去。（雖然近幾年我國與國際接軌，再加上一部分人已經(jīng)先富起來了，出現(xiàn)了一些自費的飛行學員，但由于自費的飛行學員不包分配，畢業(yè)后需要自己去找工作，其處境更像是自己掏腰包學了個駕照再去找個司機的職業(yè)來干，因此不在當前示例范疇之內(nèi)。）

    名額有限而爭取名額的人太多就使勁地往下刷，那么假如您每天想要做的事情太多而時間有限，為什么就不能使勁地往下刷呢？我在《時間管理――被忽視的理念！》一文中提到過，上天給每個人的每一天都只安排了24個小時，沒有誰多一點兒也沒有誰少一點兒。因此任何一件占用時間的事情都需要我們認真考慮一下是否值得讓它占用一些時間。這就是我強調(diào)的“事件的優(yōu)先級”。我們在做時間管理的時候，可以借鑒招飛的考核機制，人多我就使勁刷。同理，想法太多我就使勁淘汰，剔除那些不重要或者不切合實際的想法和沖動，最后在自己時間允許的范圍內(nèi)保留幾個真正重要和值得去做的事情。就像一些家庭條件優(yōu)越的同學考不上公費培養(yǎng)的飛行學員就去報考考核標準相對寬松的自費飛行學員一樣，一些當前看來不那么重要或者不值得馬上安排時間去做的事情您可以先把它放在一邊，不遠的將來某一天假如您的時間充裕的話，可以再看看這些事情是否值得一做。我們不可能完成一天中所有的想法，就像飛行學院不可能滿足每位報考同學的愿望一樣，飛行學院只要把最出色的那幾名孩子培養(yǎng)成優(yōu)秀的民航飛行員就算是盡職盡責了，那么我們只要每天都完成或者推進了那些極少數(shù)而卻是最重要的事情，即使有太多的想法沒能付諸實施，又何必自責呢？人生本就會有太多的遺憾，又何必自己給自己再增添更多的“遺憾”呢。

    那么最后我們再來探討一下如何劃分事件的重要性。一般來說，對我們職業(yè)發(fā)展有很大幫助而且不能遲疑的事情的優(yōu)先級最高，其次是能推動自己的發(fā)展然而需要一個漫長過程的事情，還有些無足輕重的事情則應該被安排為低優(yōu)先級。按照二八原則來說的話，我們工作中只有20%的事情對我們職業(yè)的發(fā)展起到了80%的推動作用，而其余80%的事情只能起到20%的作用，由此看來，為什么要把大量的時間安排給那80%的事情去推動那20%的進展呢？當然，事件之間的優(yōu)先級區(qū)分不可能總是涇渭分明的，很多時候當我們面對一大堆想要完成的事情的時候，似乎很難排出個名次來，不知道到底誰該先誰該后，恨不得所有事情同時一起做，但是同時做很多事情就不能專注，不專注就很難做好，同時做的結果往往是都做不好。這種情況該怎么辦？我認為不妨把安排優(yōu)先級的難題交給我們的潛意識，通常情況潛意識似乎都比我們的主意識更聰明而且直覺更準。很簡單，你可以把列有所有待辦項的清單暫時從眼前或者腦子里拿開，然后問問自己首先想起來的是哪件事，最重要的事往往就是第一件想起來的事，然后逐漸往后排。雖然這種方式未必能保證100%的精確，但當您實在舉棋不定的時候，不妨試試。

    顯然我們都不是獨立地活在真空中，很多時候會出現(xiàn)一些突發(fā)情況，比如您正在專心致志地撰寫您的年度績效報告（直接關系到能拿多少年終獎），這時候您的領導突然走過來要您幫他處理一份文件，而這份文件只是對他來說很重要對你來說更像一篇廢紙，怎么辦？如果您是剛剛步入職場缺乏經(jīng)驗的新人，相信我，這樣的情況不會少見；如果您已經(jīng)有多年的從業(yè)經(jīng)驗，我相信您的感觸可能比我更深。這種事情也需要納入我們自己的時間管理范疇，我們無法阻止這種加塞兒現(xiàn)象的發(fā)生，我會在后面的文章專門來探討這種情況：如何應對外界的干擾。

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